ABC Handboek - DO
Handige tips, instructies, werkwijze en handleidingen
Handige tips, instructies, werkwijze en handleidingen
Op deze site "ABC-DO, kunnen vaklieden van afdeling DO handige en praktische informatie raadplegen.
Een aantal onderwerpen is beknopt benoemd en beschreven.
De beleidstukken en protocollen zijn in uitgebreide versie te raadplegen via het PortaalPlein en noodzakelijk om in onze organisatie op een goede, veilige manier met elkaar te kunnen werken. Indien dit op enige wijze niet mogelijk is beschikt DO over een sanctiebeleid, dit om de veiligheid en werkbaarheid voor een ieder te kunnen waarborgen.
De volledige versie hiervan is ook terug te vinden op het PortaalPlein.
Werktijden Kantoor
Het kantoor is geopend van maandag tot en met vrijdag van 8:00 tot 17:00 uur
Over het algemeen is er op kantoor altijd iemand aanwezig tussen 7:30 en 17:00 uur.
Werktijden vaklieden.
De officiële werktijden zijn van 8:00 tot 16:30 uur voor vakmensen met regulier rooster, voor vaklieden die 4x9 uur werken is de werktijd van 8:00 tot 17:30 uur.
Woon-/werkverkeer wordt gezien als 1e reistijd en geschiedt in eigen tijd, maar dient wel verantwoord te worden in je digitale werkbon (maximale verantwoorde reistijd is 15 minuten).
De vakman dient om 8 uur op de 1e klus aanwezig te zijn en gestart zijn met de werkzaamheden, ongeacht de 1e reistijd.
Lunchpauze.
De lunchpauze is 30 minuten tussen 12:00 en 13:00 uur afhankelijk van de werkzaamheden en dient altijd te worden verantwoord in je digitale werkbon op je mobiele telefoon.
Verlof aanvragen.
Een verlofaanvraag dient ruim van te voren aangevraagd te worden bij de leidinggevende.
Het opvragen van het verlofsaldo kan via Talent en Salaris APP op je mobiele telefoon.
Ziekmelden.
Medewerkers melden zich zo vroeg mogelijk (in elk geval voor aanvang werkzaamheden - 08.00 uur) ziek bij de leidinggevende. Is deze afwezig of onbereikbaar, dan vindt de ziekmelding plaats bij de naast/hogere leidinggevende. Bij ziekte het verblijfadres vermelden indien dit afwijkt van het gebruikelijke adres.
Herstelmelding.
Herstel melden doorgeven aan de leidinggevende, bij voorkeur de dag voor herstel. Voor uitgebreide informatie wordt verwezen naar het verzuim regelement op het PortaalPlein.
Toepassing
Dit gedragsprotocol geldt voor alle contacten van medewerkers en co-makers van afdeling Dagelijks Onderhoud met klanten van Portaal.
Contacten met de klant thuis
Voorstellen: “Goedemorgen/-middag, ik ben ………… van Portaal, ik kom voor………………….
Altijd een legitimatiebewijs in het bezit en toon dat op verzoek.
Vraag altijd toestemming om de woning en noodzakelijke ruimtes te betreden.
Vertel de klant in het kort wat voor werkzaamheden er uitgevoerd worden.
Blijf beleefd en vriendelijk, ook al is de klant ontevreden of onbeschoft.
Klussen in aaneengesloten tijd uitvoeren, geen onnodige onderbrekingen van het werk.
Als de klus niet afkomt, vertel de klant wat er nog moet gebeuren en maak een vervolgafspraak met de planning, zet deze informatie altijd in de APP op je mobiele telefoon.
Respecteer andere culturen, geloven en overtuigingen.
Hang de vuile was niet buiten. Kritiek of opmerkingen niet uiten naar de klant, intern bespreken.
Eten bij de klant: alleen als de klant daar toestemming voor geeft.
Roken is niet toegestaan op de werkplek (ook niet in onbewoonde woningen).
Gebruik voldoende afdekmaterialen.
Verplaats geen eigendommen van de bewoner, kun je niet anders, laat de bewoner dan tekenen op de bekende akkoordverklaring
Ruim de gemaakte rommel altijd op. Maak daarbij GEEN gebruik van een stofzuiger van de bewoner i.v.m. schade aan de apparaten of dergelijke.
Bij vertrek: aan de klant melden dat de werkzaamheden zijn afgerond en er van uitgaat dat het probleem nu verholpen is.
Signaleer zaken die niet in orde zijn, noteer ze en geef ze door aan Portaal.
Bel altijd buiten gehoorafstand van de bewoner.
Bedrijfskleding en uiterlijk.
Voor vaklieden, opzichters niet planmatig onderhoud van Portaal geldt dat zij altijd zichtbaar bedrijfskleding dragen. De kleding dient te allen tijde schoon en heel te zijn.
De uitstraling is verzorgd (hemd in de broek).
Veiligheidsschoenen dienen altijd gedragen te worden bij het uitvoeren van de werkzaamheden.
Vanzelfsprekend is alleen het dragen van de door Portaal verschafte kleding toegestaan. Het is dus niet toegestaan zelf aanpassingen aan de kleding te doen, zoals het afknippen van de broekspijpen of mouwen. Alle vaklieden hebben per jaar 250 kledingpunten en recht op 1 paar werkschoenen. De waarde van de diverse kledingstukken is terug te vinden op het PortaalPlein. Het bestellen van kleding vindt rechtstreeks plaats via de persoonlijke inlogcode van Mastermate. Schoenen kunnen worden gehaald bij de daarvoor aangewezen leverancier.
Doelstelling bereikbaarheidsdienst voor de klant
De huurder mag nimmer de dupe worden. Portaal DO lost het probleem zelf op of schakelt externen in. De vakman dient indien noodzakelijk te allen tijde eerst zelf uit te rukken en de situatie veilig te stellen alvorens in uitzonderlijke gevallen een externe specialist wordt ingeschakeld. De veiligheid van de vakman en huurder staan te allen tijde voorop.
Start en einde bereikbaarheidsdienst
De vakman heeft gedurende een hele week bereikbaarheidsdienst (24 uurs). De
bereikbaarheidsdienst gaat van start maandag om 16.30 uur en eindigt de maandag daarop om 08.00 uur (bij feestdagen in overleg met collega-vakman).
Inroostering
De bereikbaarheidsdienst wordt gedraaid overeenkomstig een vast rooster. Van dit rooster wordt in principe niet afgeweken en is volgens onderstaande regels opgesteld. Afwijking is alleen mogelijk bij geldende reden van verhindering. De vakman onderneemt zelf actie door een collega-vakman te benaderen met het verzoek om de bereikbaarheidsdienst te ruilen (dus niet weggeven). In uitzonderlijke gevallen is ruilen mogelijk, de ingeroosterde vakman is en blijft hier zelf verantwoordelijk voor.
Een vakman mag maximaal 1 bereikbaarheidsdienst per 4 weken draaien. Mocht een dienstdoende vakman in de week dat hij bereikbaarheidsdienst draait ziek worden, dan dient contact gezocht te worden met de dienstdoende opzichter NPO. Deze zorgt dan voor vervanging. Dit gebeurt in goed overleg tussen de opzichter NPO en de vakman die als vervanger wordt aangewezen/gevraagd. Als de dienstdoende vakman een gedeelte van de nacht aan het werk geweest is, kan hij verlof opnemen voor de eerste uren van de volgende werkdag. Dit dient hij, zodra hij terug is van de klus, per sms kenbaar maken aan de leidinggevende. Deze zal zorgdragen voor het deels vrij maken van de werkplanning en de uren als verlof aanmerken in het systeem. De vakman kan zijn gedraaide uren direct inzetten voor verlof; de uren worden een op een met elkaar verrekend. Dit is alleen van toepassing bij het uitrukken tijdens de nachtelijke uren, anders te grote verstoring van de werkplanning.
Het rooster wordt 1x per jaar vastgesteld conform de volgende regels:
In de maand oktober/november, voorafgaand aan het nieuwe jaar, geeft elke vakman op hoeveel diensten hij/zij wenst te draaien (tussen 1 en 12 per jaar) in het komende jaar.
De vestigingsmanager/leidinggevende zal aan de hand van deze opgave het rooster indelen, rekening houdend met de geldende arbeidsvoorwaardelijke en wettelijke regels.
In het geval dat er meer diensten aangeboden worden dan er benodigd zijn, zal de vestigingsmanager/leidinggevende deze in mindering brengen bij de mensen die de meeste diensten willen draaien (naar evenredigheid).
In het geval dat er minder diensten aangeboden worden dan er benodigd zijn, zal de vestigingsmanager/leidinggevende diensten aanwijzen, te beginnen bij de vaklieden die de minste diensten opgegeven hebben (naar evenredigheid).
Bij uitval van diensten zal dit op dezelfde wijze geschieden (zie punt 4).
Bereikbaarheidsdienst telefoon vakman DO
De dienstdoende vakman heeft afzonderlijke telefoon tot zijn beschikking. Deze is uitsluitend te gebruiken voor telefoongesprekken inzake de bereikbaarheidsdienst. De telefoon rouleert onder de vakmannen die bereikbaarheidsdienst draaien. Bij aanvang van de bereikbaarheidsdienst dient de telefoon opgehaald te worden op kantoor en vervolgens, na afloop van de bereikbaarheidsdienst, dient deze weer op kantoor ingeleverd te worden. De telefoon maakt onderdeel uit van de gereedschapskist. De nummerherkenning staat aan, maar in het geval dat het gewenst is de huurder onherkenbaar te bellen kan dat met #31#..........................
De noodzakelijke telefoonnummers staan in de telefoon voorgeprogrammeerd.
Aanvullende gereedschappen inclusief alle toebehoren
De dienstdoende vakman dient voor aanvang van de bereikbaarheidsdienst de gereedschapskist op te halen (magazijn). In de gereedschapskist zijn aanvullende gereedschappen, adreslijsten, plattegronden etc. opgenomen die van toepassing kunnen zijn bij het verhelpen van de problemen. De kist dient in de servicewagen te worden geplaatst en na afloop van de bereikbaarheidsdienst dient deze kist weer tijdig (dus de morgen dat de bereikbaarheidsdienst afloopt) ingeleverd te worden. Grote materialen die eventueel van belang zijn voor het verhelpen van problemen, zullen opgeslagen worden in een container die bij het kantoorpand (geldt voor Oegstgeest, Amersfoort, Nijmegen en Utrecht) is geplaatst. Naast groot materiaal is ook extra, ander materiaal opgeslagen. Als de vakman materiaal uit de container verbruikt, dient hij/zij dat te melden op de opdrachtbon. De betreffende vakman krijgt een sleutel van de container, zodat hij/zij gedurende zijn/haar dienst hiervan gebruik kan maken. Deze sleutel is met certificaat gemaakt en kan niet worden bijgemaakt. Het is dus van belang dat de vakman hier zorgvuldig mee omgaat. Voor aanvang van de dienst, controleert de vakman eerst de gereedschapskist en de voorraad van de container. Afwijkingen dienen per direct gemeld te worden aan de magazijnmedewerker(s).
Meldkamer
Portaal is aangesloten bij een meldkamer. Na sluitingstijd van callcentre van Portaal kunnen bewoners van Portaal in geval van spoedeisende zaken contact opnemen met deze meldkamer. De meldkamer maakt een schifting van alle verzoeken en stuurt deze vervolgens voor timmer-, elektra- en loodgieterswerk door naar DO. De vakman van Portaal wordt vervolgens opgeroepen (zie verder oproep). De alarmcentrale van de meldkamer is te bereiken via het telefoonnummer van Portaal (0318-898989).
Het timmer- en loodgieter werk (soms metselwerk) dient door de vakman van Portaal te worden opgepakt. Dit geldt ook voor het elektrawerk, maar dit kan in uitzonderlijke gevallen door de vakman van Portaal doorgebeld worden naar de ondersteunende bedrijven, zie hiervoor telefoonlijst aanwezig in bereikbaarheidsdienst koffer.
De vakman van Portaal wordt opgeroepen om een spoedeisende zaak op te lossen.
De vakman krijgt de betreffende gegevens zoals : naam, adres en telefoonnummer van de bewoners alsmede de calamiteit door van de meldkamer en dient vervolgens de bewoner direct telefonisch te benaderen. De vakman maakt een pikt order (nieuwe werkbon) aan in de APP op de mobiele telefoon. De vakman vraagt naar het probleem en beoordeelt of de bewoner misschien telefonisch al vast maatregelen kan nemen (denk bijvoorbeeld aan het dichtdraaien van een kraan bij lekkage) c.q. gaat na of het probleem telefonisch op te lossen is.
In sommige gevallen kan de bewoner met begeleiding van de vakman zelf maatregelen nemen, zodat de vakman niet direct hoeft uit te rukken. In alle andere gevallen en in het geval van een gas/cv lek, dient de vakman zelf uit te rukken. Mocht het probleem niet telefonisch op te lossen zijn of is er twijfel, dan dient
de vakman direct te vertrekken naar de bewoner. De vakman dient uiterlijk binnen een uur na het ontvangen van de melding aanwezig te zijn bij de bewoner. Met dien verstande dat de bewegingsvrijheid plaats mag vinden in een straal van 30 kilometers rondom het werkgebied.
Let op: de vakman verricht alleen noodvoorzieningen en gaat pas aan de slag nadat de meldkamer een opdrachtnummer heeft doorgegeven.
Het streven is dat dezelfde vakman de volgende dag het probleem definitief gaat verhelpen. De opzichter NPO / planner zal de bewoner hierover telefonisch benaderen.
Mocht er gedurende een bepaald tijdsbestek diverse oproepen van de meldkamer binnenkomen en de vakman is van mening dat er geen ruimte is alle problemen op tijd op te lossen, dan neemt hij telefonisch contact op met de tweede vakman e/o de dienstdoende opzichter NPO.
Is de mogelijkheid er dan nog niet om alle problemen op tijd op te lossen, dan mag hij/zij zelf het initiatief nemen de dienstdoende comaker te benaderen.
De co-maker mag alleen in geval van nood uitrukken en zal in dit geval in opdracht van de vakman altijd alle werkzaamheden uitvoeren.
De vakman dient hem te voorzien van de relevante gegevens, zodat de achtervang het euvel kan verhelpen.
Tijdregistratie
Als de vakman van Portaal het euvel telefonisch kan oplossen, dan mag 15 minuten tijd worden geschreven, ongeacht de duur van het telefoongesprek. Als de vakman van Portaal daadwerkelijk naar locatie dient te vertrekken, dan begint de te schrijven tijd 5 minuten voor vertrek naar de klus en eindigt bij thuiskomst. Deze 5 minuten compenseren telefoontijd en eventuele wacht- en/of omkleedtijd.
Opdrachtbon
De vakman beschikt over opdrachtbonnen (bijgaand) en deze moeten verplicht worden ingevuld (ook als het probleem telefonisch door de vakman wordt verholpen). Op de opdrachtbon dient het volgende te worden vermeld:
naam opdrachtgever (Portaal);
ordernummer, naam, adres en telefoonnummer bewoner;
omschrijving van de doorgegeven klacht + na afhandeling van de werkzaamheden de werkelijke uitgevoerde werkzaamheden noteren;
handtekening bewoner (de bewoner dient de bon altijd te ondertekenen, bij voorkeur voor aanvang van de werkzaamheden. Indien bewoner weigert de bon te ondertekenen dan dient de vakman hierover een opmerking te plaatsen in annotatie van de bon en gewoon de werkzaamheden uit te voeren) en de vakman dient aan de bewoner door te geven of de reparatie voor eigen rekening komt. Dit geldt voor buitensluiting door sleutelverlies alsmede alle problemen die zijn ontstaan door eigen schuld van bewoner. Mocht dit laatste aan de orde zijn, dan dient de vakman de bewoner vooraf een akkoordverklaring te laten tekenen (deze zijn verkrijgbaar op de afdeling planning/uitvoering);
vermelding van arbeidstijd;
vermelding van reistijd (totaal, dus heen en terug);
verbruik materialen.
De volgende dag dient de dienstdoende vakman de opdrachtbonnen in te leveren bij de opzichter NPO /planner. Problemen etc. kunnen dan direct worden besproken. Is in geval van nood een co-maker ingeschakeld, dan dient de vakman ook daarvoor een opdrachtbon in te vullen. Als extra opmerking dient op deze bon dan te worden vermeld waarom de co-maker is ingeschakeld.
Achtervang Portaal
Portaal medewerkers draaien volgens hetzelfde principe ook bereikbaarheidsdienst. De telefoonnummers van Portaal staan voorgeprogrammeerd in het telefoontoestel van de bereikbaarheidsdienst of te raadplegen op de telefoonlijst in de bereikbaarheidsdienstkoffer.
Standby afdeling Dagelijks Onderhoud
De locatie manager en de opzichter niet planmatig onderhoud van DO zijn stand-by. De vakman mag hen alleen in uitzonderlijke gevallen benaderen. Over het algemeen kan de vakman alle spoedeisende zaken zelf oplossen. Het stand-by zijn van de vestigingsmanager/opzichter niet planmatig onderhoud is volgens een vast rooster geregeld en is bekend bij iedere vakman. Het
telefoonnummer waarop de betreffende opzichter niet planmatig onderhoud te bereiken is, staat geprogrammeerd in het bereikbaarheidstoestel.
Achtervang vakman
Gedurende een hele week draaien 1 of 2 vakmannen bereikbaarheidsdienst. Mocht in geval van nood een tweede vakman noodzakelijk zijn, dan kan de vakman zijn directe collega te benaderen hem bij te staan bij de klus. Bij de kleinere vestigingen kan worden teruggevallen op de ondersteunende bedrijven (indien van toepassing anders co-maker). Als een loodgieter bij een probleem het dak op moet, dan dient hij direct zijn collega timmerman e/o co-maker te benaderen, zodat hij tevens naar het betreffende adres rijdt om hem te assisteren bij de klus. Dit geldt natuurlijk ook voor probleemwijken. Voor de kleine vestigingen dient de dienstdoende opzichter NPO (Oegstgeest) benaderd te worden of de externe co-maker (Amersfoort).
Ondersteunende bedrijven (achtervang) bereikbaarheidsdienst
Indien noodzakelijk kan voor andere werkzaamheden dan timmer- en loodgieterswerk teruggevallen worden op een aantal voor geselecteerde bedrijven die meedraaien in de bereikbaarheidsdienst De telefoonnummers staan voorgeprogrammeerd in het bereikbaarheidsdiensttoestel, of zie telefoonlijst in bereikbaarheidsdienst koffer.
Algemene situatie
De woningen zijn bezit van Portaal. Bij problemen met huurders of zeer grote calamiteiten wordt de dienstdoende opzichter NPO benaderd. Bij enige onduidelijkheid, in welke vorm dan ook, zal de vakman dit altijd vermelden bij de interne opmerkingen in het werkzaamheden veld in de digitale bon in de APP op de mobiele telefoon.
Gevaarlijke of bedreigende situatie
In het geval van gevaarlijke of bedreigende situatie (overeenkomstig het Portaal beleid ongewenst gedrag) mag de vakman vertrekken en dient hierover vermelding te worden gemaakt bij de interne opmerkingen in het werkzaamheden veld in de digitale bon in de APP op de mobiele telefoon.
De vakman neemt direct contact op met de dienstdoende opzichter NPO waarna hij contact opneemt met de verantwoordelijke medewerker van Portaal en het voorval bespreekt. In onderling overleg wordt bepaald welke vervolgacties worden ondernomen. Wordt niet overeengekomen over de vorm van de vervolgactie(s), dan dient de opzichter NPO de naast hogere manager in te schakelen om een beslissing te nemen (locatie manager DO / regiomanager Portaal).
Deur openen woning
Deur alleen openmaken na legitimatie vooraf van de bewoner. Als de bewoner zich niet kan legitimeren, dan zal de vakman hierover een opmerking plaatsen bij de interne opmerkingen in het werkzaamheden veld in de digitale bon in de APP op de mobiele telefoon en op basis van zijn/haar eigen intuïtie en gevoel de situatie beoordelen. Bij inval en openen van een deur zonder dat er een bewoner aanwezig is, dient altijd de politie of dienstdoende opzichter NPO aanwezig te zijn. Nimmer zonder hen acteren! De vakman dient erop toe te zien dat de politie of de dienstdoende opzichter NPO tijdens de uitvoering van de werkzaamheden aanwezig blijft. Vertrekt de politie of dienstdoende opzichter NPO , dan dient ook de vakman ook te vertrekken vanwege zijn eigen veiligheid.
Locatie Utrecht beschikt over 2 veiligheidsvesten (maat M en XL), deze dienen door de vakman gedragen te worden als de deur opengemaakt moet worden op verzoek van de politie. De vesten bevinden zich in de gereedschapskist van de vakman. Om geluidsoverlast van frezen na 00.00 uur te beperken, hebben de vaklieden een inbraakcursus gevolgd. Er zijn dus alternatieven om het probleem van geluidsoverlast op te lossen. Het blijkt echter dat in uitzonderlijke situaties een vakman niet onder het frezen uitkomt.
Mechanische ventilatie en CV storingen
MV /CV storingen zijn niet voor afdeling DO. De meldkamer zal dit rechtstreeks aan het genoemde bedrijf doorgeven die werkzaam zijn in de desbetreffende regio.
Brand- en brandschade
Brandschade dient te allen tijde aan de dienstdoende opzichter NPO van DO te worden doorgegeven.
Liftenstoringen
Liftstoringen of insluitingen zijn niet voor afdeling DO. De meldkamer zal dit rechtstreeks aan het genoemde bedrijf doorgeven.
Brandschade
Brandschade dient te allen tijde aan de dienstdoende opzichter NPO te worden doorgegeven.
Glasschade
Glasschade is niet voor afdeling DO, maar moet door de meldkamer aan het desbetreffende bedrijf worden doorgegeven die in die regio werkzaam is.
Verstoppingen
Verstoppingen zijn niet voor afdeling DO, maar moet door de meldkamer aan het desbetreffende bedrijf worden doorgegeven die in die regio werkzaam is.
Gaslekkages
Mocht de meldkamer een gaslekkage doorgeven, dan is deze melding over het algemeen bestemd voor afdeling DO. Alleen lekkages die in de gastoestellen (CV, geiser etc.) zitten, worden door de cv-installateur verholpen. Het is van belang dat de dienstdoende vakman altijd uitrukt. De vakman dient wel direct telefonisch contact op te nemen met de bewoner om aan te geven dat zij de gaskraan direct dicht dient te draaien, te ventileren (ramen openzetten) en geen vuur en/of elektra te gebruiken. Mocht ter plekke blijken dat het een probleem aan een gastoestel betreft, dan dient de vakman contact te zoeken met de meldkamer van Portaal (0318-898989). De meldkamer dient de opdracht dan door te geven aan de cv-installateur van Portaal en zij zullen vervolgens het probleem verhelpen.
Utrecht/Amersfoort/Oegstgeest
Bij gebruik van hout, afkomstig vanuit het magazijn, moet de materiaalcode van het desbetreffend houtsoort geboekt worden, door de materiaalcode te boeken op de order in je mobile telefoon (LET OP de eenheden). Tevens wordt er een lijst ingevuld van het verbruik en afgegeven aan de magazijnbeheerder.
Nijmegen
Bij gebruik van hout, afkomstig vanuit het magazijn, moet de materiaalcode van de het desbetreffende houtsoort ingevuld worden op de Bestelbon Magazijn Kerkenbos en ingeleverd worden bij de magazijnmeester zodat de materialen geboekt kunnen worden door de vestigingsadministratie op de order.
Deze bestelbon moet worden voorzien van;
• Ordernummer
• Datum en tijdstip
• Artikelnummers inclusief omschrijving
• Naam vakman in blokletters
LET OP:
Portaal gebruikt zoveel mogelijk verantwoord hout met een keurmerk zoals b.v. FSC of PEFC.
Wat ook geldt voor hout dat in de groothandel wordt gehaald.
Instructie Portaal akkoordverklaringen rekening bewoner, iedere medewerker is in het bezit van kaartje “akkoordverklaring”
Gebruik van de akkoordverklaring kan in twee situaties voorkomen;
De opdracht vermeldt dat de werkzaamheden voor rekening bewoner zijn (sleutelverlies en dergelijke)
op de akkoordverklaring wordt vermeld: adres met huisnummer, werkbonnummer, omschrijving van het werk en eventueel het bedrag (indien dit al bekend is vanuit de omschrijving);
voor aanvang werk bewoner laten tekenen voor akkoord;
het kaartje van de akkoordverklaring afgeven aan de bewoner:
de vakman maakt een foto van de akkoordverklaring en registreert die bij bestanden in de APP op de mobiele telefoon;
de vakman rond de order niet af en geeft in het werkzaamheden veld aan dat het rekening huurder is
de vakman zorgt voor digitale verzending via APP op mobiele telefoon
Bij aankomst blijken de werkzaamheden voor rekening bewoner te zijn
aan de bewoner melden dat het voor eigen kosten is;
de bewoner wil de werkzaamheden uitgevoerd hebben, laat hen eerst tekenen voor akkoord;
de bewoner gaat in discussie, terugkoppelen aan Portaal en deze zullen de situatie zelf komen beoordelen.
Ga nooit in discussie en bij weigering van de handtekening worden geen werkzaamheden uitgevoerd.
Melding op het kaartje akkoordverklaring:
“bewoner wil niet tekenen, wel geweest, geen werkzaamheden uitgevoerd”
Mochten daardoor de problemen groter worden, dienen de werkzaamheden uitgevoerd te worden met melding op op het kaartje akkoordverklaring:
“bewoner weigert te tekenen, werkzaamheden wel uitgevoerd”
Zet in het kort altijd bij de interne opmerkingen in het werkzaamheden veld van de APP op de mobiele telefoon wat er is gebeurd.
Voor vragen en opmerkingen in bijzondere situaties contact opnemen met de leidinggevende of vestigingsmanager.
LET OP: De hoofdzaak is altijd de veiligheid van de medewerker van Portaal.
Bij gevaar kiezen voor de weg van de minste weerstand en de locatie verlaten!
Instructie gebruik formulier opdracht en vrijwaring:
Iedere medewerker zorgt dat hij of zij voldoende formulieren ”opdracht en vrijwaring” bij zich heeft. Dit formulier is bedoeld om te zorgen dat, als wij tijdens werkzaamheden spullen of goederen van de bewoner moeten verplaatsen om onze werkzaamheden te kunnen uitvoeren, Portaal wordt gevrijwaard van eventuele gevolgschade. De verantwoordelijkheid ligt bij de bewoner, deze dient altijd te zorgen voor een vrije werkplek. Indien er toch goederen worden verplaatst, dan is het een verplichting het formulier in te vullen, zodat de bewoner op de hoogte is dat de eventuele gevolgschade op eigen risico van bewoner is.
Het formulier moet voorzien zijn van;
• naam, adres met huisnummer, woonplaats omschrijving van het werk,
datum en handtekening van de bewoner;
• voor aanvang werk de bewoner hiervoor laten tekenen;
• het formulier inleveren bij de planning of vestigingsadministratie;
• de planning of vestigingsadministratie zorgt voor vastlegging van dit formulier in het dossier.
Ga nooit in discussie en bij weigering van de handtekening worden geen werkzaamheden uitgevoerd. Melding op het formulier:
“bewoner wil niet tekenen, wel geweest, geen werkzaamheden uitgevoerd”
Zet in het kort altijd in de annotatie in je digitale werkbon wat er is gebeurd.
Voor vragen en opmerkingen in bijzondere situaties contact opnemen met de leidinggevende of vestigingsmanager.
LET OP: De hoofdzaak is altijd de veiligheid van de medewerker van Portaal.
Bij gevaar kiezen voor de weg van de minste weerstand en de locatie verlaten!
Inleiding
Portaal is als werkgever verplicht om onveilige situaties in beeld te hebben en de nodige maatregelen te treffen om een veilige werksituatie te creëren. Echter kan Portaal dit niet alleen, ook de medewerker heeft hierin zijn verantwoordelijkheid.
Lawaai
De werkgever verstrekt gehoorbescherming (verplicht boven een geluidniveau van 85 dB(A)) in de vorm van goed dempende oorkappen en/of otoplastieken.
Schadelijk stof
De werkgever zorgt voor het beperken van de blootstelling aan houtstof door stofafzuiging .De werkgever verbiedt het gebruik van perslucht bij het schoonmaken van machines, werkplekken en werkkleding.
Onveiligheid
Het werken met draaiende machines en sterkstroom zijn belangrijke veiligheidsrisico’s voor de machinaal houtbewerker. De vakman kan struikelen doordat de looppaden niet zijn opgeruimd. Portaal heeft dan ook gezorgd dat het gebied wat vrij moet zijn, is gemarkeerd door belijning op de grond.
Door aan te geven (door middel van stickers) dat er een heftruck rond kan rijden waardoor een ongeval met de heftruck (zoals aanrijdingen, bekneld raken, geraakt worden door vallende materialen van de stellingen of de heftruck) zoveel mogelijk voorkomen moet worden. Tevens worden de machines regelmatig gekeurd.
De veilige werkwijze en –instructies hangen bij de machine(s) en zijn bekend bij alle gebruikers.
Wat wordt er van de vakman verwacht?
Met bovenstaande in ogenschouw genomen, is de vakman zelf verantwoordelijk;
Om te zorgen dat er vrij gewerkt kan worden moet de omgeving rond de machines zijn opgeruimd voor aanvang van het werk en na gebruik van deze machines.
De stofafzuiging goed gebruiken, deze wordt automatisch gestart bij het aanzetten van de machine(s). Dit neemt niet weg dat na iedere keer dat de machines gebruikt zijn de stofafzuiging moet worden gecontroleerd op werking en de hoeveelheid zaagsel in de stofzak. Deze moeten door de magazijnmeester worden geledigd als deze halfvol is, zodat de vakman niet onnodig geconfronteerd wordt met houtstof.
Kortom: Ruim voor en na het werken met de machine(s) alle rommel op in het gemarkeerde gebied en veeg rond de machines het zaagsel op.
Algemeen
Elke vakman heeft 4 naambadges die moeten worden afgegeven aan de magazijnmeester bij het lenen van gereedschap uit het magazijn. Deze naambadge wordt op een bord gehangen bij het desbetreffend gereedschap. Als het gereedschap wordt teruggebracht krijg de vakman zijn naambadge terug en wordt het gereedschap nagekeken zowel visueel als op werking.
Nijmegen
In een Excelbestand wordt het uitleengereedschap vastgelegd met naam en datum. Na het terugbrengen wordt het gereedschap nagekeken, zowel visueel als op werking, en een retourdatum ingevuld in het Excelbestand.
Defect gereedschap
Voor alle locaties van Dagelijks Onderhoud
Defect gereedschap moet worden ingeleverd bij de magazijnmeester. Deze zorgt voor herstel en indien mogelijk wordt er een uitleengereedschap meegegeven.
Bij Portaal kennen we het "maakt u een nieuwe afspraak" kaartje;
Deze wordt voor elk type werkbon gebruikt .
Is het een reparatieonderhoud bon die is aangemaakt door de huurder of klant contact centrum dan vult men alleen in dat ze geweest zijn . De vakman rond de order af en de bewoner maakt een nieuwe afspraak
Is het een reparatieonderhoud aangemaakt naar aanleiding van een opdracht van een opzichter of is er inmiddels al materiaal besteld, dan vermelden we dit op het kaartje samen met het werkbon nummer. De vakman zet de werkbon op niet afgerond zodat die opnieuw kan worden ingepland.
Onderhoud en reparaties
Gebreken aan de wagen dienen altijd gemeld te worden aan de wagenparkbeheerder in iedere vestiging.
Schade afhandeling
Bij schade dient altijd een volledig ingevuld (voorzijde en achterzijde) schadeformulier te worden ingeleverd bij de desbetreffende wagenparkbeheerder. Tevens dient te allen tijde aangekruist te worden dat er sprake kan zijn van lichamelijk letsel.
Onderhoud en schades worden bij de Kooijman groep uitgevoerd altijd in overleg met wagenparkbeheerder.
Zorg voertuigen
De medewerker dient als een “goed huisvader” voor de bedrijfsauto te zorgen, de bedrijfsauto is namelijk naast de vakman het gezicht van Portaal (imago).
De auto moet te allen tijde een representatief voorkomen hebben en houden, zowel aan de buiten- als aan de binnenzijde. Het is niet toegestaan om eigen stickers en tekstborden of iets dergelijks in of op de bus aan te brengen.
De medewerker heeft de verplichting de auto regelmatig te wassen, tenminste één- maal per maand. Dit dient te gebeuren in eigen tijd of als de werkzaamheden het toelaten in overleg met de leidinggevende.
Multi Tank Card.
Elke bedrijfswagen heeft een pas om brandstof te tanken bij vrijwel alle tankstations in Nederland.
Met de tankpas kan het volgende worden afgerekend:
• Brandstof (afhankelijk van voertuig diesel of benzine,
* let op de duurdere varianten vallen hier niet onder
• Motorolie
• Ruitensproeiervloeistof
• Koelvloeistof
Tanken met de MTC-pas is alleen mogelijk samen met de pincode. Let erop dat de code nooit bij de pas wordt bewaard!
Prijsbewust tanken
Met de Multi Tank Card kun je terecht bij tankstations langs snelwegen (geen voorkeur) en secundaire wegen. Aangezien de MTC de werkelijke pompprijzen met Portaal afrekent is het verstandig hier vooraf over na te denken, tanken langs de snelweg is altijd duurder dan elders en heeft geen voorkeur anders dan dat het niet mogelijk is elders te tanken. Sommige merken pretenderen bovendien dat hun brandstof kwalitatief beter is dan andere. Duurder is deze brandstof in elk geval, terwijl de hogere kwaliteit allerminst bewezen is. Voorkom dus onnodig hoge kosten!
* benzine is Euro95 en diesel is alleen de gewone diesel
Reglement rittenregistratiesysteem
Zie voor reglementen het PortaalPlein e.e.a. is opgenomen in het Personeelshandboek.
Inleiding
Om te zorgen dat de aanhangwagen(s) voor iedereen direct te gebruiken zijn, moeten er spelregels worden afgesproken. De vakman is te allen tijde verantwoordelijk voor de staat van de aanhangwagen als hij deze meeneemt en terugbrengt. Defecten dienen daarom direct te worden gemeld bij de magazijnmeester, zodat hij actie kan ondernemen. Dit geschiedt door middel van een checklist in het magazijn. Om met een aanhangwagen te mogen rijden dient de bestuurder van het trekkende voertuig in het bezit te zijn van een geldig rijbewijs.
Rijbewijs B regel- en wetgeving
Met een rijbewijs B mag een bedrijfswagen met een aanhanger worden bestuurd, mits de aanhanger inclusief laadvermogen niet meer wegen dan 750 kilogram. In bepaalde gevallen mag er volgens de wet met rijbewijs B een aanhanger getrokken worden die zwaarder is dan 750 kilogram. Echter het gezamenlijk totale massa gewicht mag de 3.500 kilogram niet overschrijden. Aangezien de maximum massa van de servicewagen 2.800 kilogram is, mag dus nooit met een rijbewijs B een aanhangwagen getrokken worden inclusief laadvermogen dan 750 kilogram.
Kortom: met rijbewijs B alleen een aanhangwagen gebruiken die maximaal, inclusief laadvermogen, 750 kilogram weegt.
Rijbewijs BE regel- en wetgeving
Met een rijbewijs BE is er geen beperking in het gewicht van de aanhangwagen, echter zijn hier wel eisen aan, namelijk;
- Hoeveel mag de wagen trekken: in ons geval volgens het kentekenbewijs 2.000 kilogram
- Hoeveel mag de trekhaak (horizontaal) trekken: in ons geval 2.000 kilogram
- Hoeveel mag de trekhaak (verticaal) belast worden: in ons geval 75 kilogram
Kentekenbewijs
Zorg voor de aanwezigheid van (kopie)kentekenbewijs van de aanhanger indien deze zwaarder is dan 750 kilogram (leeggewicht + laadvermogen), advies is de aanhangwagen te voorzien met een witte kentekenplaat met het juiste kenteken.
Constructie, massa en bevestiging
De te trekken aanhangwagenmassa staat vermeld op het kentekenbewijs (voorheen op het aanvullingsblad). Deze massa mag niet worden overschreden.
Voor de servicewagen ongeremd 750 kilogram geremd 2000 kilogram.
Gewicht aanhanger inclusief laadvermogen
De aanhanger mag niet zwaarder worden beladen dan aangegeven op het identiteitsplaatje op de aanhanger.
Wielen controleren op:
-het ontbreken van
wielbouten/ moeren
-ernstig vervormde velg, breuken en scheuren
Banden controleren op:
-profieldiepte
-bandenspanning
-verdroging
-uitstulpingen
Neuswiel controleren op:
-bevestiging neuswiel/glijbeugel
Bekabeling controleren op:
-bedrading niet beschadigd
-stekker is heel
Remmen controleren op:
-werking oplooprem
Losbreekreminrichting regel- en wetgeving
Vereist voor aanhangwagens en middenas-aanhangwagens met een toegestane maximum massa van meer dan 1500 kilogram. Middenas-aanhangwagens < dan 1500 kilogram mogen ook een losbreekreminrichting hebben. Deze bestaat onder andere uit een speciale breekkabel met breekvoorziening en moet aan de auto aan een speciale beugel aan de trekhaak bevestigd zijn.
Controle op:
- de juiste bevestiging en let ook op de lengte van de kabel; deze mag niet over de weg slepen
- de werking (gaat de handrem er op als er aan de kabel wordt getrokken?)
Verlichting
Controle op:
- verlichtingsarmaturen en onderdelen daarvan moeten deugdelijk zijn bevestigd
- de glazen moeten in goede staat, niet bespoten, geverfd of bewerkt zijn
- de reflectoren moeten aanwezig zijn en heel
- alle verlichting zoals achter-, kentekenplaat- knipper- markerings- en remlichten moeten werken
LET OP! Bij 2 defecte remlichten en als de remlichten van trekkend voertuig niet zichtbaar zijn, dan niet gaan rijden.
Kogeldruk
Controle op koppelingsdruk dit staat vermeld op het identiteitsplaatje op de trekhaak en is bij ons over het algemeen 75 kilogram.
Spiegels
De bestuurder van het trekkende voertuig moet voldoende uitzicht hebben naar voren en opzij, en door spiegels op het links en rechts naast en achter hem gelegen wegdek.
Alle gemeenten waar Portaal werkzaam is
In een aantal gebieden waar Portaal woningbezit heeft, is het alleen mogelijk om betaald te parkeren. Wanneer een vakman van Portaal werkzaamheden moet uitvoeren in een van deze woningen zijn er twee mogelijkheden:
De vakman betaalt via het Parkline systeem.
De vakman koopt zelf een kaartje bij een parkeerautomaat. Dit kaartje levert hij later in bij een medewerker op kantoor. De vakman krijgt zijn voorgeschoten bedrag dan terug.
Park-line parkeren
Alle vakmensen van Portaal zijn in bezit van een pasje die achter de voorruit is geplakt. Hierdoor kan de vakman in de stad op betaalde parkeerplaatsen de servicewagen parkeren, zonder hiervoor geld nodig te hebben. De vakman kan zich door een 0900 nummer te bellen met de mobiele telefoon voor een parkeeractie aan- en afmelden. Hieronder een korte instructie hoe te handelen bij het aan- en afmelden:
Aanmelden
Bel 0900-1464 (voor geprogrammeerd in de mobiele telefoon)
Toets het zone nummer in van het gebied waar de servicewagen geparkeerd staat. Dit nummer staat vermeld op de parkeerzuil en sluit af met # (bijv. zone 6028#)
Het zonenummer wordt herhaald en deze kan worden bevestigd door de 1 in te toetsen van de mobiele telefoon. Vervolgens wachten tot de aanmelding. De verbinding wordt automatisch verbroken.
Afmelden
Bel 0900-1464 (voor geprogrammeerd in de mobiele telefoon)
Er wordt gevraagd of de parkeeractie beëindigd moet worden toets vervolgens een 1 in
Wacht tot er bevestigd wordt dat de parkeeractie is beëindigd
Verwijzing naar andere info bronnen hier nog toevoegen.